Alles über die Voraussetzungen, Regeln und Einschränkungen

In der Corona-Pandemie hat sich die Arbeit von zu Hause aus (Homeoffice) weiterhin als geeignetes Mittel durchgesetzt, um zumindest unnötige soziale Kontakte zu minimieren. Homeoffice ist gleichsam die Königsform des Abstandhaltens – zumindest in den Berufen, die sich dies leisten können.

Arbeiten im Homeoffice: Wer bezahlt die Mehrkosten?

Das Wichtigste in Kürze:

  • Ein Recht auf Homeoffice gibt es für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland bisher nicht.
  • Aufgrund der Corona-Pandemie ist Homeoffice zusätzlich für viele Tausende Menschen in Deutschland zur Realität geworden.
  • Dauerhaftes Homeoffice verursacht Extrakosten für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
  • Für die Erstattungsfähigkeit bestimmter Kosten stellt die Nachweisbarkeit häufig ein Problem dar.
  • Arbeiten Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer freiwillig im Homeoffice, kann keine Kostenerstattung vom Arbeitgeber verlangt werden.
  • Finanzgerichtliche Entscheidungen zur steuerlichen Absetzbarkeit der Kosten für einen häuslichen Arbeitsplatz, angepasst an die aktuelle Situation, stehen noch aus.

Der Status Quo

Ein Recht auf Homeoffice gibt es für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland bisher nicht. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil hat deshalb am 5. Oktober 2020 einen Gesetzesentwurf zum mobilen Arbeiten vorgelegt. Demnach sollen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Homeoffice oder mobile Arbeit von mindestens 24 Tagen im Jahr haben. Sofern dies betrieblich möglich ist.

Auch wenn das Thema bisher keinen Konsens in der Bundesregierung findet und daher in dieser Wahlperiode kaum Gesetz werden dürfte: Homeoffice ist längst für Tausende Menschen in Deutschland Realität – und damit auch die Frage, wer die dadurch entstehenden Kosten trägt. Neben den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern selbst kommen dafür vor allem der Arbeitgeber oder das Finanzamt in Betracht.

Welche Kosten können zusätzlich entstehen?

Hier ist zwischen Anschaffungs- und Betriebskosten zu unterscheiden. Für eine Arbeit im eigenen Haushalt werden in aller Regel mindestens ein Schreibtisch, ein ergonomisch angemessener Schreibtischstuhl sowie ein Computer/ Laptop samt Zubehör erforderlich sein.

Empfehlungen zur Gestaltung und Einrichtung eines mobilen Bildschirmarbeitsplatzes im Homeoffice gibt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DUGV) in der Publikation „Arbeiten im Homeoffice – nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2_Epidemie“. Meistens sind solche Ausstattungen in den Haushalten bereits vorhanden, sodass sich die Frage der anteiligen Kostenerstattung stellt, sofern der Arbeitgeber derartige Gegenstände, vor allem Laptops, nicht ohnehin seinerseits zur Verfügung stellt.

Bei den Verbrauchskosten spielen neben den anteiligen Kosten eines Arbeitszimmers an den Gesamtkosten der Wohnung oder des Hauses vor allem Telekomkommunikationskosten, gegebenenfalls Heizkosten und der zusätzliche Stromverbrauch eine Rolle. Kosten für Strom dürften pro Arbeitstag aber weniger als einen Euro betragen.

Anschaffungs- und Betriebskosten

Die Kosten des Homeoffice, die für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch das Arbeiten für den Arbeitgeber von zu Hause aus anfallen.

Muss der Arbeitgeber die Kosten des Homeoffice tragen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, für einen angemessenen Arbeitsplatz zu sorgen und die Kosten für die erforderlichen Arbeitsmittel zu tragen. Diese Pflicht wird er in aller Regel in seinem Betrieb erfüllen. Damit kommt es hinsichtlich der Kosten des Homeoffice auf die Frage an, ob der Arbeitgeber ausnahmsweise dafür aufkommen muss, gegebenenfalls auch zusätzlich zu den Arbeitsplatzkosten im Betrieb selbst. Das wird in der Regel dann der Fall sein, wenn der regelmäßige Arbeitsort vereinbarungsgemäß gerade die Wohnung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin ist.

Corona bedingte Besonderheiten

Allerdings hat sich die Notwendigkeit für das Homeoffice in den letzten Monaten meist erst durch die Corona bedingten Umstände ergeben und ist nicht im Arbeitsvertrag vereinbart. In diesen Fällen kommt es auf die Gegebenheiten des Einzelfalls an, insbesondere, ob das Homeoffice vom Arbeitgeber vorgegeben worden ist.

Zwar sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer grundsätzlich nicht zur Arbeit im Homeoffice verpflichtet. Angesichts der Corona-Pandemie können sie aber im Rahmen der gegenseitigen Loyalität verpflichtet sein, ausnahmsweise im Homeoffice zu arbeiten, um Gefahrenlagen im Unternehmen durch ein erhöhtes Infektionsrisiko zu vermeiden.

In diesen Fällen wird ein Arbeitgeber nach billigem Ermessen Homeoffice anordnen können und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden dies aus Gründen des Gesundheitsschutzes wohl hinzunehmen haben (vergl. VwG Berlin, Beschluss vom 14. April 2020 – 28 L 119/20 im Falle einer Beamtin, die sich gegen eine Homeoffice-Anordnung gewehrt hatte). Dabei sind die Beteiligungsrechte des Betriebsrats zu berücksichtigen.

Bei Homeoffice-Regelungen ist Vorsicht geboten: Eine Tätigkeit im Homeoffice kann eine Versetzung i.S.d. § 95 Abs. 3 BetrVG darstellen, wenn damit die einen Monat überschreitende Zuweisung eines anderen Arbeitsbereichs oder erhebliche Änderungen der Umstände verbunden sind. In einem solchen Fall der Versetzung hat der Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, die beim Arbeiten von zu Hause aus üblicherweise genutzt werden.

Arten von Kosten

Das betrifft vor allem erhöhte Strom- und Wasserkosten, Kosten für Internet und Telefonie oder etwa erhöhte Heizkosten. Wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Homeoffice eigene Gegenstände nutzen muss, etwa einen Computer, steht ihm auch dafür ein Aufwendungsersatzanspruch gegen den Arbeitgeber zu.

Erstattungsfähige Kosten müssen allerdings durch das Homeoffice verursacht sein. Das wird etwa bei Verträgen über Flatrates mit Internet-Providern nicht der Fall sein, da diese Kosten in gleicher Höhe auch ohne das Homeoffice angefallen wären. Und auch die Kosten für ein bereits in der Wohnung vorhandenes Arbeitszimmer entstehen nicht durch das Homeoffice.

Erstattungsfähigkeit der Kosten

Überhaupt dürfte der Nachweis der einzelnen Kosten und der Ursächlichkeit des Homeoffice für deren Anfall in der Praxis das größte Problem darstellen. Es empfiehlt sich deshalb, mit der Anordnung eines Homeoffice oder dem Abschluss einer Betriebsvereinbarung auch einvernehmliche Regelungen über eine monatliche Pauschalzahlung zu treffen, die die entstehenden Kosten deckt. So etwas vermeidet Streit und unnötigen Aufwand bei der Berechnung und der Kontrolle.
Andernfalls müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sehr genau die Kosten und die Ursächlichkeit für deren Entstehung nachweisen.

Keine Erstattungspflicht gegenüber dem Arbeitgeber dürfte hingegen bestehen, wenn dieser nur die Möglichkeit des Homeoffice anbietet, gleichwohl aber weiterhin im Unternehmen einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. In diesem Fall stellt die Wahrnehmung der Möglichkeit des Homeoffice eine Entscheidung der Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer dar, für die grundsätzlich keine Kostenerstattung vom Arbeitgeber verlangt werden kann.

In der Praxis dürfte dies der häufigere Fall sein. Allerdings dürften die Grenzen im Einzelfall fließend sein und davon abhängen, ob Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Entscheidung für die Arbeit im Homeoffice als ihre eigene wahrnehmen konnten oder ob man die bestehenden Regelungen als faktische Anweisung des Arbeitgebers verstehen musste. Der eindeutigen Kommunikation – auch mit dem Betriebsrat – kommt deshalb für den Arbeitgeber eine wichtige Bedeutung zu.

Merke: Für die Erstattungsfähigkeit der Kosten des Homeoffice ist entscheidend, dass der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz im Betrieb anbietet oder das Homeoffice (faktisch) vorgibt.

Wann trägt das Finanzamt die Kosten des Homeoffice?

Der Streit zwischen steuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern und dem Finanzamt zur steuerlichen Absetzbarkeit der Kosten für einen häuslichen Arbeitsplatz dürfte zu den Klassikern gehören. Dazu existiert bereits eine umfängliche Rechtsprechung, an der auch die Corona-Pandemie erst einmal nichts ändert.

Abzugsfähigkeit eines Arbeitszimmers

Voraussetzung der Abzugsfähigkeit eines Arbeitszimmers und der entsprechenden Ausstattung ist, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung steht, das Homeoffice mithin der Mittelpunkt der Tätigkeit ist. Das ist – von Lehrern und anderen Menschen ohne eigenen Schreibtisch beim Arbeitgeber abgesehen – bei Homeoffice dann der Fall, wenn der Arbeitgeber die häusliche Arbeit anordnet oder den Betrieb aus Gründen des Gesundheitsschutzes gänzlich schließt und die Arbeit nur noch im zu Hause aus erledigt werden kann.

Da in diesen Fällen der Arbeitgeber ohnehin die wesentlichen Kosten zu ersetzen hat (s.o.), wird allerdings kaum Raum für deren steuerliche Berücksichtigung bleiben.

Merke: Bisher ist ein Arbeitszimmer nur von der Steuer absetzbar, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das Zimmer nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Ob das auch zeitweise gilt, ist noch nicht endgültig klar. Eine aktuelle Gesetzesinitiative will 5 € pro Tag bei Homeoffice als Werbungskosten berücksichtigen.

Zweite Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit ist, dass es sich um einen (abgeschlossenen) Raum in der eigenen Wohnung handelt, der nahezu ausschließlich beruflich und nur ganz untergeordnet privat genutzt wird. Arbeit auf der Bettkante, am Küchentisch oder im Wohnzimmer, sogar in einem eigenen Arbeitszimmer mit Bett oder Schlafcouch führt bisher regelmäßig dazu, dass die Anerkennung vom Finanzamt abgelehnt wird. Es wird also notwendig sein, einen Raum während der Corona-Pandemie ganz als Homeoffice zu nutzen und auch so auszustatten, um eine steuerliche Berücksichtigung zu erreichen. Auch in diesem Fall sind die Kosten auf 1.250 € pro Jahr gedeckelt.

Unklar ist bisher, wie mit den Fällen einer nur zeitweiligen Tätigkeit im Homeoffice steuerlich umzugehen ist. Das gilt etwa, wenn die Belegschaft in zwei Gruppen geteilt wird, die umschichtig im Betrieb und von zu Hause aus arbeiten. In diesem Fall ist zu empfehlen, die Kosten mit der Einkommensteuererklärung für das Jahr 2020 anteilig (beruflicher Anteil und Anteil an den Jahresarbeitstagen) steuerlich geltend zu machen und gegebenenfalls eine Ablehnung mit einem Einspruch anzugreifen.

Finanzgerichtliche Entscheidungen stehen noch aus

Es ist sicher damit zu rechnen, dass hierzu schon sehr bald finanzgerichtliche Entscheidungen ergehen werden, von denen Steuerpflichtige nur mit einem eigenen Einspruch profitieren können. Denn es ist noch nicht sicher, ob die Finanzverwaltung für diese Fälle die Steuerfestsetzung nur vorläufig kennzeichnen und damit in Abhängigkeit von der Rechtsprechung noch eine spätere Anerkennung vornehmen wird.

Die Bundesländer Bayern und Hessen wollen sich im Bundesrat dafür einsetzen, dass mehr Menschen die Kosten des Homeoffice bei der Steuer absetzen können. Dabei geht es vor allem um Betroffene, die  zu Hause kein eigenes Arbeitszimmer haben.

Die Initiative sieht vor, dass je vollem Tag im Homeoffice ein Pauschalbetrag von fünf Euro als Werbungskosten angesetzt werden kann – maximal 600 Euro pro Jahr. Ob dies Gesetzeskraft erhält, ist bisher noch nicht absehbar.
Doch Vorsicht: Wer steuerlich Kosten für das Homeoffice geltend macht, kann für diese Tage nicht gleichzeitig die steuerliche Entfernungspauschale geltend machen.

(Stand: 12.10.2020)