Ob Fahrtkosten für das Geschäftsmeeting, Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen oder die Kosten für ein Arbeitsessen – manche Firmenausgaben müssen Mitarbeiter unterwegs selbst begleichen. Da ist es praktisch, wenn sie das direkt mit der Firmenkreditkarte tun können. Aber welche Vorteile bieten die Karten den Unternehmen? Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es? Und was müssen Mitarbeiter beachten? In diesem Beitrag haben wir wichtige Fragen und Antworten zum Thema Kreditkarten für Firmen zusammengestellt.

Wer kann eine Firmenkreditkarte beantragen?

Im Gegensatz zu Kreditkarten für Privatkunden können Firmenkreditkarten nur von Unternehmen oder Selbstständigen beantragt werden. Sie sind aber trotzdem immer auf eine konkrete Person ausgestellt – also beispielsweise auf einen bestimmten Mitarbeiter. Weitere Unterschiede können in einem höheren Kreditrahmen, umfangreicheren Services oder unternehmensspezifischen Vorteilen liegen. Manche Kreditkartenanbieter bieten ihren Firmenkunden außerdem an, die Kreditkarten individuell mit dem Unternehmenslogo zu gestalten.

Für wen lohnt sich eine Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten lohnen sich vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig außerhalb der eigenen Firma unterwegs sind – beispielsweise auf Geschäftsreisen. Die wichtigsten Vorteile einer Firmenkreditkarte sind:

  • Praktisch: Bargeldvorschüsse für Mitarbeiter vor Reiseantritt oder die private Auslegung von Firmenkosten durch Mitarbeiter entfallen und das Spesen-Management wird vereinfacht. Damit reduziert sich auch der dahinterstehende Verwaltungsaufwand.
  • Transparent: Die Firmen erhalten jeden Monat eine Kreditkartenabrechnung mit allen Bezahlvorgängen – unterteilt nach Mitarbeitern. Finanzielle Kontrolle des Unternehmens durch die monatliche Auswertungsmöglichkeit.
  • Online: Dem Mitarbeiter ein komfortables und gewohntes Zahlungsmittel für das Internet zur Verfügung stellen. Online buchen, einkaufen und bezahlen wie im privaten Umfeld.
  • International: Mit der Firmenkreditkarte kann auch auf Geschäftsreisen im Ausland bargeldlos bezahlt und am Geldautomaten Bargeld abgehoben werden.
  • Liquiditätsvorteile: Unternehmen profitieren oft von verlängerten Zahlungszielen der Firmenkreditkarten. Außerdem entgehen Ihnen keine Zinsen mehr durch Bargeldvorschüsse. Zudem können Firmenkunden weltweit Bargeld an Geldautomaten abheben.
  • Services und Extras: Viele Firmenkreditkarten bieten zusätzliche Services wie etwa einen Reise-Notfall-Service. Auch Versicherungsleistungen können bei einer Firmenkreditkarte enthalten sein. Dazu zählen beispielsweise eine Auslandsreise-Krankenversicherung auf Dienstreisen oder eine Dienstreise-Unfallversicherung.
  • Zufriedenheit: Die Mitarbeiterzufriedenheit wird durch die Annehmlichkeiten einer Firmen-Kreditkarte gesteigert und die Identifikation mit dem Unternehmen erhöht.
Firmenkreditkarte: Auf Geschäftsreise die Kreditkarte der Firma nutzen

Welche Arten von Kreditkarten gibt es für Firmenkunden?

Bei Firmenkreditkarten handelt es sich meistens um sogenannte Charge Cards, bei denen die Ausgaben einmal im Monat in Rechnung gestellt werden. In der Regel laufen dann alle Kreditkarten über ein Firmenkonto. Manche Anbieter bieten aber auch Prepaid Firmenkreditkarten an.
Außerdem wird bei Firmenkreditkarten zwischen Business Cards und Corporate Cards unterschieden – allerdings verschwimmt diese Trennung in der Praxis. Business Cards werden in der Regel mit festen Preisen und Leistungen ausgegeben und lassen sich meist nur in geringer Stückzahl beantragen. Deshalb eignen sie sich eher für kleinere Unternehmen, Einzelunternehmer oder Selbstständige. Im Gegensatz dazu können Corporate Cards in der Regel in unbegrenzter Stückzahl beantragt werden. Die Konditionen sind zudem meist individuell verhandelbar und die Service-Leistungen oft umfangreicher. Dafür sind die Kosten pro Karte höher. Sie eignen sich eher für große Unternehmen oder Non-Profit-Organisationen.
Die Sparkasse Mainz hat mit der Mastercard Business und der Mastercard Business Gold zwei Business Cards aus der Standard- und Premium-Kreditkarten-Segment im Programm.

Was müssen Mitarbeiter bei der Nutzung von Firmenkreditkarten beachten?

Mitarbeiter sollten sich insbesondere bewusst sein, dass ihre Ausgaben über die Firmenkreditkarte für das Unternehmen transparent sind. Außerdem übernehmen sie mit der Inhaberschaft ein Stück weit die Verantwortung für die Finanzen ihrer Firma. Sie sollten deshalb folgende Punkte beachten:
• Klare Regeln: Vor der Nutzung sollte geklärt werden, welche Spesen das Unternehmen eigentlich trägt. Eine private Nutzung der Firmenkreditkarte durch Mitarbeiter ist generell nicht erlaubt und muss vorher ausdrücklich genehmigt werden. Die umfangreichen Versicherungsleistungen einer Kreditkarte bieten Versicherungsschutz nur auf Dienstreisen.
• Sichere Handhabung: Firmenkreditkarten haben wie auch Kreditkarten für Privatpersonen ein Haftungslimit. Dies gilt aber auch hier in Regel nur dann, wenn der Inhaber die Karte bei Diebstahl oder Verlust sofort sperren lässt und mit der Karte nicht grob fahrlässig umgeht.

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