Das Geschäftsgirokonto: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Wozu dient ein Geschäftsgirokonto und was sind die wichtigsten Kriterien, die bei der Entscheidung für ein Girokonto als Geschäftskonto beachtet werden sollten? Wer muss und wer sollte ein solches Konto führen? Und welche Dokumente werden für die Eröffnung eines Geschäftskontos benötigt? In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Fakten rund um die Nutzung eines Girokontos als Geschäftskonto für Selbständige, Freiberufler und Unternehmen zusammengefasst.

Was ist ein Geschäftsgirokonto?

Ein Geschäftsgirokonto ist ein Zahlungsverkehrskonto, über das Freiberufler, Selbständige und Unternehmen sämtliche Aufgaben ihres laufenden Zahlungsverkehrs abwickeln können. Die Basisfunktionen eines Geschäftsgirokontos sind denjenigen eines privat genutzten Girokontos sehr ähnlich: Mit einem Girokonto für Firmen- oder Gewerbekunden können z. B. Überweisungen getätigt, Lastschriften bearbeitet oder Daueraufträge eingerichtet werden. Mit der dazugehörigen Girocard kann beispielsweise am Automaten Bargeld abgehoben oder eingezahlt werden. Je nach Anbieter und Kontomodell geht das Leistungsspektrum eines Geschäftsgirokontos über den reinen Zahlungsverkehr jedoch stark hinaus. Diese bei einem Geschäftskonto enthaltenen Service- und Beratungsleistungen stellen wichtige Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Geschäftskontos dar.

Wer braucht ein Geschäftsgirokonto?

Ein Muss ist das Geschäftsgirokonto lediglich für Kapitalgesellschaften und damit für alle haftungsbeschränkten Unternehmen. Hierzu gehört etwa eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder eine Aktiengesellschaft (AG). Bei diesen Unternehmen ist die Eröffnung eines Geschäftskontos ein fester Bestandteil des Gründungsprozesses. Das Stamm- bzw. Grundkapital des neuen Unternehmens muss auf ein Konto eingezahlt werden, dessen Inhaber die neu gegründete Unternehmung ist. Das privat genutzte Konto kann bei Kapitalgesellschaften nicht gleichzeitig als Geschäftskonto genutzt werden. Denn haftungsbeschränkte Unternehmen verfügen als juristische Personen über eine eigene Rechtspersönlichkeit mit eigenem Vermögen und eigenen Schulden.

Bei anderen Unternehmensformen ist die Führung eines Geschäftskontos nicht zwingend erforderlich. Bei Personengesellschaften wie der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder der offenen Handelsgesellschaft (oHG) wird ein gesondertes Geschäftsgirokonto jedoch dringend empfohlen. So kann klar  zwischen unternehmerischen und privaten Zahlungen unterschieden werden.

Selbständige bzw. Freiberufler können ihr Privatkonto grundsätzlich auch für geschäftliche Zwecke nutzen. Von einer solchen Doppelnutzung ist jedoch auch bei Einzelunternehmern aus verschiedenen Gründen abzuraten:

  • Mangelnder Überblick: Werden geschäftliche und private Buchungen nicht klar voneinander getrennt, kann man auch als Kleinunternehmer schnell den Überblick verlieren.
  • Verwaltungsaufwand: Der Kostenersparnis durch den Verzicht auf ein zweites Konto steht ein ungleich höherer Zeitaufwand für die Verwaltung des geschäftlich genutzten Privatkontos gegenüber.
  • Probleme mit dem Finanzamt: Werden private und geschäftliche Kontobewegungen nicht durch separate Konten voneinander getrennt, kann dies zu unnötigen Diskussionen mit dem Finanzamt führen.
  • Aufwand bei einem Wechsel: Bei einem späteren Wechsel zu einem Geschäftsgirokonto müssen die Geschäftspartner informiert und die Geschäftsausstattung wie Briefpapier etc. angepasst werden. Diese Umstellung kann mit einem erheblichen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden sein.

Kriterien für die Auswahl des richtigen Geschäftsgirokontos

Mit einem Geschäftsgirokonto verfügen Firmenkunden über weit mehr als nur über ein Instrument zur Abwicklung ihres Zahlungsverkehrs. Je nach Anbieter kann mit einem Girokonto für Firmenkunden ein breites Spektrum an zusätzlichen Funktionen sowie Service- und Beratungsleistungen verbunden sein. Das Geschäftsgirokonto steht damit im Zentrum der operativen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens.

Die Leistungen eines Girokontos als Geschäftskonto unterscheiden sich dabei jedoch erheblich von Anbieter zu Anbieter. Insbesondere die Filialbanken auf der einen und die Direktbanken bzw. Fintechs auf der anderen Seite verfolgen bei ihren Girokonto-Angeboten für Firmenkunden komplett unterschiedliche Ansätze.

Zu den wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Geschäftskontos gehören:

  • Umsatz: Je nach Branche und Größe eines Unternehmens können sich die mit einem Geschäftsgirokonto getätigten Umsätze stark unterscheiden. Bei der Sparkasse Mainz wird diesem Umstand mit den vier Kontomodellen Business Classic, Business 20, Business 40 und Business 60 Rechnung getragen. Mit dem Konto-Finder bietet die Sparkasse Mainz dabei auch ein Online-Selbstberatungstool an. Darüber können Firmenkunden herausfinden, welcher Kontotyp für sie am besten geeignet ist.
  • Rechtsform: Nicht jedes Geschäftsgirokonto ist für jede Rechtsform geeignet. Und längst nicht jeder Anbieter deckt mit seinem Girokonto-Angebot alle Rechtsformen ab. Die Sparkasse Mainz bietet Geschäftsgirokonten für alle inländischen und europäischen Rechtsformen an.
  • Bargeldeinzahlung: Das kontaktlose und mobile Bezahlen ist in Deutschland zwar auf dem Vormarsch. Dennoch hat insbesondere für Unternehmen des stationären Einzelhandels und der Gastronomie der Faktor “Bargeld” bei der Auswahl ihres Geschäftsgirokontos weiterhin eine große Bedeutung. Für Unternehmen, die einen bedeutenden Teil ihrer Einnahmen in Form von Bargeld erzielen, ist es wichtig, Bargeldeinzahlungen auf einfache Weise durchführen zu können. Ein Geschäftsgirokonto bei einer Direktbank oder einem Fintech scheidet in diesen Fällen meistens aus. Denn dort sind Bargeldeinzahlungen häufig gar nicht möglich, weil Direktbanken und Fintechs über keine eigenen Geldautomaten oder Filialen verfügen. Über das dichteste Geldautomatennetz in Deutschland verfügen die Sparkassen. Zusammen kommen sie derzeit auf rund 23.000 Automaten. Ein sehr flexibles Angebot für die Bargeldeinzahlung stellen sogenannte Cash-Recycler dar. Dabei handelt es sich um Geldautomaten, die auf Basis hochentwickelter Sensorentechnologie auch für die Bargeldeinzahlung genutzt werden können. Gerade Gewerbetreibende mit hohem Bargeldaufkommen wie beispielsweise Gastronomen können an solchen Automaten rund um die Uhr Geld einzahlen. Damit sind sie vollkommen unabhängig von den Öffnungszeiten der örtlichen Filialen. Die Sparkasse Mainz hat in einem umfassenden Investitionsprogramm seit 2018 bereits rund die Hälfte ihrer Automatenstandorte mit dieser Technologie ausgestattet. Der Rund-um-die-Uhr-Service für Bargeldeinzahlungen am Automaten wird von der Sparkasse Mainz damit in der Fläche angeboten.
  • Bargeldauszahlung: Neben der Bargeldeinzahlung kann auch die Möglichkeit zur Auszahlung von Bargeld ein wichtiges Kriterium für die Beurteilung eines Geschäftskontos sein. Auch hier können die Filialbanken mit ihrem dichten Geldautomatennetz punkten. Bei den meisten Fintechs hingegen müssen Firmenkunden in puncto Bargeldverfügbarkeit Abstriche hinnehmen. Der Grund: Bei den Firmenkundenkarten der Fintechs handelt es sich mehrheitlich nicht um Girocards, sondern um Debitkarten, die nicht in das Electronic-Cash-System eingebunden sind. Hinzu kommt, dass bei den Filialbanken für Auszahlungen mit der Girocard häufig keine Kosten anfallen. Bei Fintechs und Direktbanken können hingegen auf den Kunden bei Bargeldauszahlungen hohe Gebühren zukommen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Inhaber des Geschäftskontos Bargeld nicht über eine Girocard, sondern nur per Kreditkarte abheben kann. Denn dann sind die Gebühren für eine Bargeldauszahlung i. d. R. nicht fix, sondern abhängig von der Höhe des ausgezahlten Bargeldbetrags.
  • Bezahlsysteme und -services für Ladengeschäft & Onlineshop: Wer ein Ladengeschäft betreibt, kann einen deutlichen Effizienzvorteil erzielen, wenn vom Geschäftsgirokonto über die Banking-Software bis zur Hardware-Ausstattung für die Abwicklung der Bezahlvorgänge alle Systeme aus einer Hand bezogen werden können. Die Sparkasse Mainz bietet Einzelhändlern passend zum Girokonto und dem Online und Mobile Banking mit Kartenlesegeräten und Kassenkomplettsystemen sichere und kundenfreundliche Bezahlverfahren für das Abkassieren im Ladengeschäft an. Wer einen Onlineshop betreibt, wird von einem Firmenkundenberater und einem Zahlungsverkehrsspezialisten der Sparkasse Mainz ebenfalls kompetent begleitet. Die Sparkassen unterstützen verschiedene digitale Payment-Lösungen wie giropay und Apple Pay, die sich einfach in einen Webshop integrieren lassen.
  • Beratung: Ob Kleinunternehmer oder Mittelständler – der Beratungsbedarf rund um die finanziellen Aspekte der Unternehmensführung sollte nicht unterschätzt werden. Dies gilt vor allem, aber längst nicht nur in der Gründungsphase. Auch im gewöhnlichen Geschäftsbetrieb oder bei der Klärung der Unternehmensnachfolge besteht Bedarf an einer qualifizierten Beratung. Wer Wert auf einen regelmäßigen, ausführlichen und persönlichen Austausch mit einem Berater legt, ist mit einem Geschäftskonto bei einer Filialbank besser beraten als bei einer reinen Online-Bank. Denn dort findet nicht nur der Zahlungsverkehr komplett digital statt, sondern auch sämtliche Beratungs- und Servicetätigkeiten. Bei einer Filialbank hingegen kann die Beratung ortsungebunden per Telefon oder Chat, aber auch im Rahmen eines persönlichen Gespräches in der Filiale stattfinden. Bei der Sparkasse Mainz bekommt jeder Firmenkunde zudem einen fest zugeordneten Firmenkundenberater zur Seite gestellt, der “seine” Kunden ganzheitlich betreut. Gleichzeitig fungiert dieser Berater auch als zentraler Ansprechpartner, der bei Bedarf den Kontakt zu Fachspezialisten für ein bestimmtes Themenfeld herstellt. Existenzgründer werden je nach Umfang ihres Vorhabens im Rahmen einer Gründungsberatung durch Spezialisten bei Bedarf besonders intensiv betreut. Gerade regionale Banken – so auch die Sparkasse Mainz – verfügen außerdem immer öfter über Spezialisten für bestimmte Branchen. Ein Schwerpunkt liegt dabei häufig auf den Heilberufen und der Landwirtschaft.
  • Finanzierungen und Fördermittel: Firmenkunden verfolgen häufig eine unternehmerische Vision mit bestimmten Wachstumszielen. Insbesondere in diesen Fällen werden umfassendere Service- und Beratungsleistungen rund die Unternehmensfinanzierung relevant. Beim Umfang der Finanzierungslösungen gibt es bei den Anbietern von Geschäftskonten jedoch erhebliche Unterschiede. Eine umfassende Finanzierungsberatung, die auch das breite Spektrum an Förderkrediten und Fördermitteln berücksichtigt, finden Firmenkunden nur bei einer Filialbank. Außerdem besteht bei längst nicht allen Banken die Möglichkeit, einen Kontokorrentkredit zu beantragen. Auch wenn eine Erhöhung des Kontokorrentrahmens für ein Geschäftsgirokonto nötig wird, erweisen sich Filialbanken häufig als verhandlungsbereiter als “Digital-only”-Anbieter. Für Firmenkunden mit einem umfangreicheren Beratungs- und Finanzierungsbedarf ist ein Geschäftskonto bei einer reinen Online-Bank damit zumeist nicht die beste Wahl.
  • Fremdwährungen: Unternehmen, die einen Vertragspartner in einem anderen Land haben, mit Produkten aus dem Ausland handeln oder international expandieren möchten, brauchen oftmals ein Geschäftskonto, das Fremdwährungen berücksichtigt – idealerweise, ohne ein Konto bei einer Bank im Ausland eröffnen zu müssen. Die Sparkasse Mainz bietet Fremdwährungskonten an, über die der Kontoinhaber Zahlungen in fremder Währung vornehmen oder Geld erhalten kann.
  • Planungssicherheit: Sparkassen dürfen gemäß ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen einen Girovertrag nur dann kündigen, wenn es dafür einen sachgerechten Grund gibt. Bei anderen Kreditinstituten ist dies nicht der Fall: Banken jeder Couleur – ob Genossenschaftsbank, Privatbank oder Direktbank – haben das Recht, Giroverträge ohne konkreten Anlass zu kündigen. Zur Sicherstellung der jederzeitigen finanziellen Handlungsfähigkeit ist es für gewerbliche Kunden deshalb ratsam, (auch) ein Geschäftskonto bei einer Sparkasse zu führen.

Was wird zur Eröffnung benötigt?

Ein Geschäftsgirokonto kann nur vom jeweiligen Unternehmer oder dem Geschäftsführer bzw. einem von diesem benannten Bevollmächtigten eröffnet werden. Je nach Rechtsform der Unternehmung benötigt das Kreditinstitut für die Eröffnung eines Geschäftsgirokontos unterschiedliche Dokumente. Für Freiberufler und Selbständige ist die Kontoeröffnung dabei etwas einfacher als für Kapital- und Personengesellschafen.

Zu den Dokumenten, die für die Kontoeröffnung relevant sind, gehören:

  • Ausweisdokument (Reisepass oder Personalausweis)
  • Einkommensnachweise der letzten Monate
  • Schufa-Bonitätsauskunft
  • die ausgefüllten und unterschriebenen Konto-Verträge
  • bei Freiberuflern die Steuer-Nr., bei Gewerbetreibenden außerdem die Gewerbe- bzw. Kammer-Anmeldung
  • bei Kapitalgesellschaften: der Handelsregisterauszug und Bürgschaften der Gesellschafter sowie bei Neugründung beglaubigte Kopien der Gründungsurkunden
  • bei Personengesellschaften: der Gesellschaftsvertrag

Klären Sie am besten bereits im Vorfeld, welche Dokumente das Kreditinstitut für die Kontoeröffnung benötigt.

Firmenkunden, die über ihr Geschäftskonto einen Kontokorrentkredit in Anspruch nehmen wollen, müssen darüber hinaus noch weitere Dokumente vorlegen: Einen Einkommensteuerbescheid (mindestens für das zurückliegende Geschäftsjahr), einen aktuellen Vorsteuer-Vorauszahlungsbescheid sowie einen Kontoauszug mit der aktuellen Vorsteuer-Vorauszahlung. Denn nur so kann das jeweilige Institut die Einkommenssituation des Antragstellers korrekt ermitteln.

Fazit zum Girokonto als Geschäftskonto

Mit ihrer Entscheidung für ein bestimmtes Geschäftsgirokonto treffen Freiberufler, Selbständige und Unternehmer immer auch eine Entscheidung für ein bestimmtes Institut. Und dieses Institut wird für das Unternehmen i. d. R. zur künftigen Hausbank und damit zu einem langfristigen Partner. Lassen Sie sich deshalb bei der Entscheidung, bei welchem Kreditinstitut Ihr Geschäftsgirokonto geführt werden soll, Zeit.

Je nach der konkreten Unternehmung können dabei unterschiedliche Kriterien relevant sein. Die Kosten für die Kontoführung sollten hingegen bei der Auswahl eines Geschäftsgirokontos kein allein entscheidender Faktor sein. Denn zum einen existiert das kostenlose Geschäftsgirokonto – anders als in Werbekampagnen suggeriert – nicht bzw. nur unter ganz bestimmten Bedingungen. Null Euro monatliche Kontoführungsgebühr klingen zwar zunächst einmal verlockend. Doch erst bei der Betrachtung der variablen Kosten für Buchungen, Kontoauszüge, Karten oder Gebühren für Ein- und Auszahlungen von Bargeld entsteht ein rundes Bild der Kosten. Und bei den variablen Kosten sind die scheinbar günstigsten Anbieter i. d. R. umso teurer. Außerdem wichtig zu wissen: Die Ergebnisse von Online-Vergleichsrechnern, die dem Firmenkunden Aufschluss über die günstigsten Girokontoangebote geben sollen, sind mit Vorsicht zu genießen. Denn häufig werden hier nicht alle Kostenfaktoren eines Geschäftsgirokontos berücksichtigt, wodurch die Ergebnisse mitunter verzerrt werden.

Hinzu kommt jedoch noch ein weiterer, ungleich wichtigerer Aspekt: Wie sieht das Gesamtpaket des Geschäftsgirokontos aus? Wer bei der Wahl seines Geschäftsgirokontos alleine auf die Kosten schaut, wird zwangsläufig an anderer Stelle Abstriche in Kauf nehmen müssen. Bei der Beratungsqualität, bei den Finanzierungsdienstleistungen, der Erreichbarkeit der Bank, einem persönlichen Ansprechpartner oder der Bargeldverfügbarkeit.

Bei der Auswahl eines Geschäftskontos sollten sich Freiberufler, Selbständige und Unternehmen deswegen vor allem die Frage stellen: Welche Serviceleistungen sind für mich wichtig und was macht für mich eine gute Beratung aus? Die Antwort auf diese Frage hilft dabei, bei der Auswahl eines Geschäftskontos die richtige Entscheidung zu treffen.